Đơn xin nghỉ phép là một trong những kỹ năng quan trọng mà bạn cần biết. Vậy bạn đã biết cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh đúng chuẩn chưa? Tham khảo ngay bài viết để nắm vững cách viết nhé!
Nội dung đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Một chiếc đơn xin nghỉ phép tiếng Anh chuyên nghiệp cần đáp ứng đủ các nội dung sau:
- Lời chào
- Mục đích của đơn
- Lý do xin nghỉ phép
- Thời gian xin nghỉ cụ thể
- Lời hứa hoặc cam kết sẽ thực hiện trong và sau khi nghỉ
- Thông tin liên hệ
- Chữ ký
Để đáp ứng đầy đủ các nội dung trên vào trong đơn xin nghỉ phép, ta cần phải sắp xếp chúng theo cấu trúc.
Cấu trúc đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Đơn hoặc email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh có cấu trúc gồm 3 phần như sau:
Mở đầu đơn
Phần mở đầu đơn thường bao gồm 2 nội dung sau:
- Tên đơn xin nghỉ phép tiếng Anh. Tùy theo mục đích mà ta sẽ có tên đơn khác nhau.
Ví dụ: Leave application for school (Đơn xin phép nghỉ học), Application for sick leave (Đơn xin nghỉ ốm), …
- Lời chào. Cấu trúc lời chào thường dùng là Dear Mr../Mrs./Ms. + [họ tên người nhận]
Ví dụ: Dear Mr. Smiths (Gửi ông Smiths)
Nội dung đơn
Ở phần này, bạn cần phải đề cập đến những nội dung sau:
Mục đích, lý do và thời gian xin nghỉ phép
- I would like to ask permission for [số ngày nghỉ] off from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc] because…
Tôi muốn xin phép được nghỉ [số ngày nghỉ] ngày từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc] vì …. - I am writing to request your approval for a day off work on [ngày] due to [lý do].
Tôi viết đơn này để xin phép nghỉ một ngày vào [ngày] vì [lý do]. - I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term leave, from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc].
Tôi viết thư này để cho anh biết rằng tôi cần nghỉ phép dài hạn, từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]. - I am writing to request your approval for [số ngày nghỉ] leave for [lý do].
Tôi viết thư này để mong anh đồng ý cho tôi nghỉ phép [số ngày nghỉ] ngày vì [lý do]. - This letter concerns my request regarding my leave from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc].
Đơn này là trình bày về việc tôi xin nghỉ phép từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]
Bàn giao công việc (dành cho người đi làm nếu cần)
- I have handed over the important duties to [tên người]. He/She will take care of the tasks until I get back to work.
Tôi đã bàn giao công việc quan trọng cho [tên người]. Anh ấy/Cô ấy sẽ thực hiện nhiệm vụ đó cho tới khi tôi quay lại làm việc.
Bày tỏ mong muốn
- I hope you will understand my situation and accept my proposal as soon as possible.
Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho hoàn cảnh của tôi và chấp nhận đề nghị của tôi trong thời gian sớm nhất. - I hope you will respond to my request.
Tôi hy vọng bạn sẽ đáp ứng yêu cầu của tôi. - So please accept my leave from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc]. I will be thankful to you. I regret any inconvenience.
Xin vui lòng chấp nhận cho tôi nghỉ phép từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]. Tôi sẽ rất biết ơn vì điều đó. Tôi lấy làm xin lỗi nếu có bất cứ sự bất tiện nào vì sự nghỉ phép của mình.
Kết đơn
Phần kết đơn là nơi để bạn trình bày những nội dung dưới đây:
- Lời chúc, lời chào và ký tên
- Best regards
- Your sincerely
- Sincerely
- Thông tin liên hệ
- Số điện thoại
Vậy là bạn đã nắm được nội dung và cấu trúc của một lá đơn xin nghỉ phép tiếng Anh chuẩn và chuyên nghiệp. Tiếp theo, hãy cùng xem qua một số lưu ý về hình thức của đơn xin nghỉ phép nhé.
Hình thức đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Về mặt hình thức của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý những điểm sau:
- Sử dụng ngôn từ trang trọng, thể hiện thái độ lịch sự và tôn trọng người nhận
- Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, súc tích và đi thẳng vào vấn đề
- Đảm báo bố cục đầy đủ đã đề cập ở trên
- Không mắc lỗi ngữ pháp và chính tả
Từ vựng trong đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Dưới đây là một số từ vựng và cụm từ quan trọng giúp cho đơn xin nghỉ phép của bạn thêm phong phú và chuyên nghiệp hơn:
- Leave of absence: Nghỉ phép
- Vacation: Kỳ nghỉ
- Sick leave: Nghỉ ốm
- Family emergency: Sự cố gia đình
- Itinerary: Lịch trình
- Request: Yêu cầu
- Reason: Lý do
- Approval: Sự chấp thuận
- Return to work: Trở lại làm việc
- Emergency leave: nghỉ vì sự cố bất khả kháng
- Time off: thời gian nghỉ
- Return date: ngày trở lại
- Absence: vắng mặt
- Prior notice: thông báo trước
- Substitute: người thay thế
Một số mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh thường dùng
Tùy vào từng trường hợp xin nghỉ phép mà phần nội dung của đơn sẽ khác nhau. Sau đây là 7 mẫu đơn xin nghỉ dành cho các mục đích khác nhau mà bạn có thể tham khảo và áp dụng.
Đơn xin phép nghỉ học bằng tiếng Anh
Subject: Leave application for school
Dear Ms./Mr./Mrs. [họ tên người nhận]
My name is [tên người gửi], class [tên lớp]. I am writing this letter to request your permission for [số ngày nghỉ] off due to sickness. My doctor has advised me to rest from today to [ngày kết thúc].
I look forward to hearing from you soon. Thank you for your anticipation.
Yours obediently,
[Ký tên]
Đơn xin phép nghỉ học bằng tiếng Anh cha mẹ viết cho con
Subject: Leave application for parents of child
Dear Mr./Mrs./Ms. [tên người nhận],
With all due respect, I am writing to inform you that my child, [tên của con], is a student in [tên lớp]. Unfortunately, my child is currently hospitalized and has been advised to be under a doctor’s care for [số ngày nghỉ]. Therefore, I kindly request that you grant my child a leave of absence from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc]. I assure you that once my child’s health has improved, he/she will resume attending school on a daily basis. Thanking you,
Yours sincerely,
[Ký tên]
Đơn xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh cho sinh viên
Subject: Application for sick leave
Dear Mr./Mrs./Ms. [tên người nhận]
Most respectfully, I would like to announce that I can’t go to school because I have a fever. I have been prescribed by the doctor to rest for at least [số ngày nghỉ]. Hence, kindly grant me leave from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc]. I shall be really grateful to you.
Thanking you,
Yours obediently,
[Ký tên],
[Lớp].
Đơn xin nghỉ phép đột xuất bằng tiếng Anh
Subject: Request for Urgent Leave
Dear [tên người nhận],
I am writing this email to request an urgent leave from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc]. I’m compelled to take this leave due to a sudden personal emergency that requires my immediate attention. I apologize for the inconvenience caused and understand the disruption it may cause to the team.
I have informed [tên đồng nghiệp bàn giao công việc] about my absence, and they have agreed to cover for me during this period. I’ll ensure a smooth transition of my responsibilities and provide any necessary documentation or information to assist in my absence.
Please let me know if there are any specific procedures or documentation required for the leave request. I will be available via email during my absence to address any urgent matters that may arise.
Thank you for your understanding and support in this matter.
Sincerely,
[Ký tên]
Đơn xin nghỉ thai sản bằng tiếng Anh
Subject: Application for maternity leave
Dear /Mr./Mrs./Ms. [tên người nhận],
I am writing to inform you of my intention to take maternity leave. I plan to begin my leave on [ngày bắt đầu] and return to work by [ngày kết thúc]. During my absence, I have arranged for [tên người bàn giao công việc] to take care of my tasks. I have thoroughly trained him/her on all necessary tasks. If you have any questions or concerns about work, please do not hesitate to contact me.
I hope you will respond to my request.
Thanks and best regards,
[Ký tên]
Đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh cho kỳ nghỉ
Subject: Vacation leave application
Dear Mr./Mrs./Ms. [tên người nhận],
I am writing to request a leave of absence from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc] due to my child’s summer vacation. During this time, my family and I will be traveling to Thailand. While I may have intermittent access to my phone, I will make every effort to respond to any calls or communications as soon as possible. In the meantime, my colleague [name] has been authorized to handle any urgent matters related to my job duties. If there is a problem, I am confident that he will be able to solve it effectively for me.
I look forward to your approval.
Sincerely,
[Ký tên]
Đơn xin nghỉ để kết hôn bằng tiếng Anh
Subject: Marriage leave application
Dear Sir/Madam,
I am writing to inform you that my marriage has been scheduled for [ngày kết hôn] of [tháng]. I’m excited to share this news with you and would like to request [số ngày nghỉ] days of leave from [ngày bắt đầu] to [ngày kết thúc] in order to make necessary arrangements and celebrate this special occasion with my family.
I understand the importance of my role in the company and assure you that I will complete all my pending work before my leave begins. I’ve also discussed my absence with my team and have made arrangements for my tasks to be covered during my absence. I kindly request your approval for this leave and hope to receive a positive response from you soon.
I am grateful for your understanding and support.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
[Ký tên]
Tổng kết
Hy vọng bài viết đã giúp bạn biết cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh chuẩn và chuyên nghiệp Đừng quên theo dõi Hey English để học thêm nhiều kiến thức tiếng Anh thú vị khác nhé.
Xem thêm: Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh (Thank you letter) chi tiết
Ứng dụng Hey English – Tự tin giao tiếp tiếng Anh mọi lúc, mọi nơi
Tải ứng dụng tại App Store hoặc Google Play!
